Printoscope

Monitorowanie ilości wydruków przez pracowników

Redukcja kosztów

Dzięki Printoscope można monitorować wydruki pracowników, posiadając bieżące informacje kiedy i w jakim nakładzie wydrukowano dokument określonego typu (np. dokument tekstowy, e-mail, strona WWW) oraz jaką ten dokument miał nazwę. Dane gromadzone przez Printoscope pozwalają na ustalenie i przeanalizowanie przyzwyczajeń pracowników co do wykorzystania urządzeń oraz sposobów produkcji dokumentów. W każdej organizacji wykonywanych jest wiele wydruków, ale część z nich okazuje się niepotrzebna. Są to zarówno dokumenty, które z powodzeniem mogłyby istnieć wyłącznie w wersji elektronicznej, jak również dokumenty nie związane z działalnością firmy. Już sama świadomość, że proces drukowania jest poddawany kontroli, powoduje wśród pracowników zmniejszenie ilości wydruków. Ponadto wybierają oni drukarki, które są tańsze w eksploatacji. Program umożliwia wskazanie urządzeń przeciążonych, nie używanych lub generujących najwyższe koszty. Pozwala to na znaczne obniżenie kosztów drukowania bez inwestowania w nowy sprzęt. Printoscope ułatwia także planowanie zakupów materiałów eksploatacyjnych oraz planowanie innych wydatków związanych z produkcją dokumentów.

Limit druku

Printoscope pozwala dokładnie planować koszty wydruków dla całej firmy. Poszczególne osoby i działy mogą mieć ustalone miesięczne lub stałe limity wydruków. Po przekroczeniu limitu przez użytkownika Printoscope automatycznie informuje pracownika i jego przełożonego o przewyższeniu przyznanej ilości stron lub przyznanej kwoty. Mechanizm ten pozwala dokładnie planować koszty wydruków dla całej firmy. System udostępnia również informacje o pracownikach generujących najwyższe koszty, ułatwia wykrywanie ewentualnych nadużyć.

Rozliczanie projektów

W wielu przedsiębiorstwach obsługą jednego Klienta czy jednego projektu zajmuje się wiele osób, które nie koniecznie pracują w tym samym dziale. Aby rozliczyć wydruki wykonywane w ramach projektu i odpowiednio rozłożyć koszty z nim związane, należy powiązać odpowiednio użytkowników. Funkcja obsługi projektów umożliwia użytkownikowi wybór, do którego projektu ma zostać przypisany wykonany przez niego wydruk.

Pełna integracja

Printoscope bez przeszkód integruje się z praktycznie każdym systemem drukowania. Może monitorować wydruki wykonywane na urządzeniach wielofunkcyjnych, drukarkach lokalnych oraz sieciowych wszystkich typów i wszystkich producentów. Printoscope pozwala także na monitorowanie ilości kopii wykonywanych na urządzeniach wielofunkcyjnych. Instalacja Printoscope jest bardzo szybka, intuicyjna i nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Printoscope Office rozpoznaje i rozlicza wydruki wykonywane w systemach Microsoft Windows oraz Novell NetWare. Wersja Printoscope Enterprise dodatkowo współpracuje z systemami Unix/Linux oraz aplikacjami Oracle i SAP R/3.

Bezpieczne drukowanie z terminalem

Printoscope Terminal Server chroniąc dokument przed nieuprawnionym użytkowaniem, zapewnia poufność i bezpieczeństwo wydruku oraz umożliwia odbiór wydruku z dowolnej drukarki w firmie (follow-me printing). Użytkownik wykonując wydruk na swoim komputerze, przesyła go do Printoscope Terminal Serwera, a nie bezpośrednio do drukarki. Następnie kieruje się do dowolnej drukarki objętej systemem, dokonuje identyfikacji pomocy karty lub PIN-u i za pomocą Terminala wybiera wydruk wykonany wcześniej na swoim komputerze. Po wykonaniu operacji treść wydruku kierowana Printoscope Terminal Servera do wybranej drukarki i dokument jest drukowany.

Rodzaje raportów

Raporty dotyczące użytkowników:

Liczba stron i koszty z podziałem na użytkowników z lub bez uwzględnienia drukarek
Wydruki użytkownika z uwzględnieniem liczby kolorów lub formatu papieru
Najwięcej drukujący użytkownicy (strony lub koszty)
Limity użytkowników (strony lub koszty)
Obciążenie miesięczne użytkownika
Billing użytkownika
Największy wydruk i koszt z podziałem na użytkowników
Najwięcej drukujący użytkownicy w dziale (strony i koszty)

Raporty dotyczące jednostek organizacyjnych:

Wydruki na dział z uwzględnieniem formatu papieru lub liczby kolorów
Liczba stron i koszty na dział z lub bez uwzględnienia drukarek
Najwięcej drukujący użytkownicy w dziale lub działy (strony lub koszty)
Billing działu
Porównanie dwóch miesięcy na działy z lub bez uwzględnienia użytkowników

Raporty dotyczące drukarek i/lub urządzeń wielofunkcyjnych:

Liczba stron i koszty na urządzenie
Wydruki na urządzeniach z uwzględnieniem formatu papieru i liczby kolorów
Najwięcej drukujące urządzenia (strony lub koszty)

Raporty dotyczące trybu i formatu wydruku oraz typu dokumentu:

Wydruki użytkowników w działach z uwzględnieniem liczby kolorów lub formatu papieru
Wydruki użytkowników na drukarkach z uwzględnieniem liczby kolorów lub formatu papieru
Wszystkie wydruki z uwzględnieniem liczby kolorów i/lub formatu papieru
Wydruki użytkowników lub działów z uwzględnieniem typów dokumentów
Wydruki na drukarkach z uwzględnieniem typów dokumentów
Najczęściej drukowane typy dokumentów

Raporty dotyczące rozliczania projektów:

Liczba stron i koszty na projekt z lub bez uwzględnienia użytkowników
Lista wydruków wykonanych przez użytkowników danego projektu

Inne możliwości:

Faktura wewnętrzna
Kopie na urzędzeniach wielofunkcyjnych i kopiarkach
Najwięcej kopiujące urządzenia wielofunkcyjne
Anulowane prace
Eksport prac do pliku csv

Korzyści z wdrożenia

Obniżenie wykonywanych nakładów druku.
Obniżenie kosztów eksploatacji urządzeń drukujących i kopiujących.
Optymalizacja posiadanego systemu druku i kopiowania dokumentów.
Podniesienie produktywności i efektywności pracowników biurowych.
Uzyskanie kontroli nad pracą podwładnych pracowników.
Zwiększenie bezpieczeństwa i poufności posiadanych dokumentów.
Dokładne rozliczanie kosztów wewnętrznych oraz możliwość budżetowania.
Bardzo precyzyjny audyt systemu produkcji dokumentów i możliwość zaprojektowania optymalnego rozwiązania.
Brak inwestowania środków własnych - finansowanie z osiągniętych oszczędności.