(71)792 52 45 wew.27

(71)792 52 45 wew.27

Gajowicka 95 p. 118 53-421 Wrocław

Gajowicka 95 p. 118 53-421 Wrocław

Copyright © 2018 Stan-Mit-Serwis Limited

Copyright © 2018 Stan-Mit-Serwis Limited

Czy zmniejszenie kosztów wydruku jest możliwe?

Koniec drukowania obwieszczano już wielokrotnie. Wszystkie informacje miały być dostępne za pośrednictwem ekranu komputera, tabletu czy telefonu – tanio i błyskawicznie. Jednak stary dobry papier wciąż jest z nami i raczej go nie zabraknie. 

Pomimo postępującej digitalizacji, druk i obieg papierowych dokumentów są nadal nieodzownym elementem pracy każdej firmy i instytucji. Stanowią także stałą, istotną pozycję w bilansie kosztów. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań pozwala na redukcję kosztów druku, a niższy koszt to czysty zysk w skali całej organizacji. W skali dużych organizacji mowa jest o tysiącach stron dziennie, tonach papieru, dziesiątkach potrzebnych do tego urządzeń, do których trzeba zamówić tusze i tonery. Skoro nie uciekniemy od papieru, ucieknijmy od nadmiernych kosztów, które często towarzyszą drukowaniu dokumentów.

PO PIERWSZE: AUDYT

Jaki rodzaj dokumentów drukujemy najczęściej? Ile ryz papieru zużywa firma miesięcznie? Potrzebujemy wydruków kolorowych czy wystarczą czarno-białe? Czy mamy za mało a może za dużo urządzeń drukujących? Gdzie skanowane są dokumenty? Warto zadać te pytania, jeżeli chcemy poprawić bilans kosztów funkcjonowania firmy czy instytucji. Odpowiedzi dostarczy audyt.

Reklama

W wyniku audytu środowiska pracy, klient otrzymuje wyliczenie dotychczasowych kosztów druku oraz rekomendacje dotyczące liczby urządzeń, ich rozmieszczenia a także zalecanego oprogramowania do zarządzania drukiem. Manager biura nie tylko dowiaduje się, ile może zaoszczędzić ale także jak podnieść komfort pracy i zapewnić bezpieczeństwo obiegu dokumentów.

PO DRUGIE: SPRZĘT

Podstawą optymalizacji druku jest unifikacja i urządzeń drukujących. Dziś standardem są urządzenia wielofunkcyjne od jednego producenta, z ujednoliconym serwisem, które zapewniają trzy w jednym: drukowanie, skanowanie i kopiowanie. Zamiast 15 drukarek rozsianych po pokojach wystarczy jedno dobrej klasy urządzenie wielofunkcyjne na korytarzu, nowoczesne i niezawodne. Nie zapominajmy, że jedno urządzenie wielofunkcyjne oznacza brak konieczności zamawiania 15 tonerów do małych drukarek a także oszczędność miejsca w firmie czy instytucji.

PO TRZECIE: OPROGRAMOWANIE

Druk można optymalizować za pomocą rozwiązań cyfrowych. Dzięki bogatym opcjom zapewnia ono łatwe drukowanie i skanowanie oraz stałą kontrolę kosztów nie tylko druku ale i serwisu. Kompleksowe rozwiązania idą dalej: zapewniamy także ochronę danych, zarządzanie dostępem do drukowania oraz identyfikację użytkowników, czyli kto co drukował i w ramach jakiego projektu. Tu kłania się RODO, które nakłada na instytucje szczególne wymagania odnośnie bezpieczeństwa obiegu informacji. Ale nie tylko: pracownicy się zastanowią, czy drukować pracę magisterską na koszt pracodawcy...

PO CZWARTE: OUTSOURCING

W ostatnich latach wśród korporacji widoczny jest trend odchodzenia od zakupu sprzętu na rzecz outsourcingu. Nowoczesne biura nie kupują już sprzętu. Podobnie jak w przypadku leasingu samochodów, firmy wybierają dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych, co pozwala na korzystanie z nich bez konieczności zakupu. Odpadają przy tym koszty bieżącej eksploatacji: napraw, serwisu i materiałów. W przypadku awarii, klienci otrzymują urządzenie zastępcze na czas naprawy. De facto firma ponosi więc tylko koszty wydruku, które - dzięki oprogramowaniu - można oszacować z dokładnością do pojedynczej kartki. Za stałą sprawność systemu odpowiada więc firma wydzierżawiająca sprzęt, nie zaś dysponent, który ma zagwarantowaną ciągłość pracy urządzeń.

Reklama

Żyjemy w hybrydowym obiegu informacji: cyfrowo - papierowym. Sztuka w tym, by te dwa światy współdziałały harmonijnie i nie generowały niepotrzebnych kosztów. Temu służą zintegrowane rozwiązania z zakresu zarządzania drukiem, które przynoszą wymierne korzyści finansowe oraz wyższy komfort pracy. Warto po nie sięgnąć.                                                                                                            

            - Michał Czeredys, prezes Arcus S.A.