(71)792 52 45 wew.27

(71)792 52 45 wew.27

Gajowicka 95 p. 118 53-421 Wrocław

Gajowicka 95 p. 118 53-421 Wrocław

Copyright © 2018 Stan-Mit-Serwis Limited

Copyright © 2018 Stan-Mit-Serwis Limited

Jak wybrać firmę dostarczającą usługę druku?

Usługi zarządzania drukiem mogą być jednym z elementów sukcesu twojej firmy. Odpowiednie środowisko druku może zaoszczędzić czas Twoim pracownikom, usprawnić zarządzanie dokumentem drukowanym, cyfrowym oraz dodatkowo znacznie przyczynić się do wzrostu bezpieczeństwa Twojej firmy. Wybór odpowiedniego partnera i zadawanie (czasem trudnych) pytań przyczyni się dodatkowo do znacznej obniżki kosztów.

Wybór odpowiedniego partnera może nie być łatwy, dlatego warto zwrócić uwagę na kilka elementów:

1. Od czego powinniśmy zacząć? 

Każda z firm ma inną specyfikę i dobór właściwego rozwiązania zależy od wielu czynników. Dlatego na początku bardzo ważny jest audyt i analiza Twojego środowiska druku. Zapytaj potencjalnych partnerów w jaki sposób dobiorą rozwiązanie dla Twojej firmy. Czy mają odpowiednie narzędzia, które powiedzą ci ile pieniędzy wydajesz na wydruk, skanowanie i zarządzanie dokumentami ?

 
2. Czy partner ma odpowiednie doświadczenie?

 Warto porozmawiać z partnerem o tym jakie mają poprzednie wdrożenia i zapytać o referencje. Wdrożenia MPS wymagają odpowiedniego doświadczenia, które twój partner powinien posiadać.

3. Jakie urządzenia oraz materiały eksploatacyjne będą używane podczas realizacji usług MPS?
Obniżenie ceny za wydruk jest bardzo ważnym aspektem wdrażania usług MPS, jednak należy pamiętać by obniżenie ceny nie naraziło Twojej firmy na utratę jakości wydruków. Jeżeli będziesz pracował na sprzęcie partnera MPS dowiedz się czy będzie to sprzęt nowy? Jeżeli nie — zapytaj czy używany sprzęt będzie spełniał standardy, których oczekujesz? Czy Partner będzie wykorzystywał materiały producenta urządzeń lub certyfikowane materiały zamienne? Warto o to zadbać ponieważ podróbki mogą bardzo wpłynąć na jakość druku i komfort używania urządzeń. 

 
4. Jak łatwo wdrożyć i zintegrować elementy systemu MPS?

MPS to też usprawnienie procesów. Rozwiązanie MPS bardzo fajnie można zintegrować z własnym narzędziem ERP, Active Directory czy księgowością, tak aby proces zarządzania usługą i fakturowania był całkowicie bezobsługowy i transparentny dla firmy.

5. Czy system może rosnąć razem z Tobą?
Usługa powinna rosnąć razem z Tobą. Czy partner posiada plany na to jak będzie wyglądać Twoje środowisko za 6 miesięcy lub za rok ? Ile takie rozszerzenie będzie kosztować i ile czasu będzie zajmowało rozszerzenie usługi na nowe działy/osoby?
 

6. Czy to jest bezpieczne?
MPS powinien zwiększać bezpieczeństwo Twoich informacji. Twój partner powinien rozumieć że obecnie dane firmy są jedną z najważniejszych rzeczy w przedsiębiorstwie. Odpowiednio wdrożone elementy usługi MPS mogą znacznie przyczynić się do wzrostu bezpieczeństwa Twojej firmy. 


7. Jak być zielonym?
Wydruk może mieć bardzo negatywny wpływ na środowisko. Zrównoważone środowisko wydruku to nie tylko ograniczenie ilości zużywanego papieru. Sprawdź jak efektywne energetycznie są wykorzystywane urządzenia oraz czy twój partner odpowiednio zajmuje się zużytymi materiałami eksploatacyjnymi oraz częściami drukarek.

8. Czy partner może usprawnić obieg dokumentów?
Firmy w dzisiejszym świecie wykorzystują zarówno dokumenty drukowane jak i cyfrowe. W zależności od potrzeb cyfrowe dokumenty powinny być drukowane lub zeskanowane i opisane, a czasem ten sam dokument powinien występować w wersji cyfrowej i papierowej. Sprawdź czy twój partner wie jak ułożyć twój workflow by wspomagać ciebie w efektywnym przetwarzaniu zarówno dokumentów drukowanych jak i cyfrowych.


9. Czy partner wykorzystuje odpowiednie narzędzia?
Twój partner MPS powinien być zaopatrzony w nowoczesne narzędzia, które uczynią twoje środowisko zrównoważone, bezawaryjne, bezpieczne dbając jednocześnie o koszty. Do takich narzędzi należą aplikację do zarządzania flotą urządzeń, dostawami materiałów eksploatacyjnych, obsługą serwisu i awarii, takie jak Kyocera MDS czy narzędzia do wydruku podążającego.

 

10. Czy jest możliwy wydruk mobilny
Obecnie większość pracowników korzysta ze smartfonów oraz tabletów. Niepotrzebne przerzucanie dokumentów przez komputer stacjonarny może być wyjątkowo frustrujące. Odpowiedni partner powinien zadbać o ty, by wydruk mobilny był łatwy i przyjemny.

                                                                                                                                 

                                                                                                                                   

                                                                                                                                               -Krzysztof Serwatka